Datenraumsoftware

Datenräume, welche nichts anderes als Sammlungen von relevanten Unterlagen darstellen, sind heutzutage für Unternehmen von großer Bedeutung. So sind sie etwa sehr dienlich, wenn es um die sogenannte Due Diligence (eine sorgfältige Risikoprüfung) geht, die Firmen bei der Übernahme eines anderen Unternehmens durchführen. Auch helfen sie bei der Umsetzung von beispielsweise Bau- und Ingenieursprojekten, diverse Punkte Stück für Stück abzuarbeiten. Doch welche Kriterien hat eine zuverlässige Datenraum Software eigentlich zu erfüllen? Und welchen sonstigen Firmen nützt sie etwas?
Da die Dokumente als hoch-vertraulich gelten, muss eine stabile Sicherheit gewährleistet sein. Das bedeutet, dass ein gutes Datenraum-Programm zwingend den aktuellsten Sicherheitsstandards entsprechen muss – ergo dem strengen Datenschutzrecht Deutschlands untergeordnet ist. Sämtliche Informationen müssen vor Viren und Spyware geschützt sein, um zu vermeiden, dass die betreffenden Daten in die falschen Hände geraten. Zusätzlich ermöglicht eine moderne Datenraum Software eine genaue Festlegung, welche Personen bzw. Personengruppen die Dokumente öffnen, editieren, downloaden und bzw. oder ausdrucken dürfen. Selbstverständlich erlauben diese detaillierten Zugriffsrechte auch das gezielte Ausschließen von unerwünschten Personen, falls nur bestimmte Autoritäten eines Unternehmens auf die gesammelten Dokumente Zugriff haben sollen. Hinzu kommt, dass zuverlässige Datenraum-Programme dazu fähig sind, ausgewählte Dokumente, deren Inhalt unter der höchsten Vertraulichkeit steht, nur zum Lesen bereitzustellen. Demzufolge wird das Herunterladen sowie Ausdrucken besagter Informationen verhindert. Um in diesem Punkt mehr Sicherheit zu gewähren, führt eine solide Software außerdem ein nachvollziehbares, Revision-sicheres Protokoll sämtlicher Aktivitäten im Datenraum.
Auch in optischer Hinsicht kann eine gute Datenraum Software dem Nutzer ein paar nützliche Faktoren bieten. Beispielsweise erweist sich eine integrierte Dokumentvorschau als sehr hilfreich, da eine sofortige Betrachtung von Office bzw. PDF Dokumenten im Browser erlaubt wird. Um das Erscheinungsbild innerhalb des Datenraums ansprechender zu gestalten, existieren in der Regel diverse Optionen zur Anpassung an das allgemeine Design des Unternehmens. Diese Möglichkeit kommt meistens mit dem zusätzlichen Extra daher, auf den Dokumenten personalisierte Wasserzeichen zu hinterlassen, was nicht nur gut aussieht, sondern auch vor unbefugter Weiterverwendung schützt.
Der Einsatz von Datenraum-Programmen ist aufgrund all dieser Funktionen weit verbreitet, sodass nicht nur Due Diligence in erster Linie davon profitiert. Das Gesundheitswesen bzw. Kliniken und Arztpraxen nutzen Datenräume zur Verwaltung von Patientendaten, da die gezielt eingestellten Zugriffsrechte den Missbrauch von persönlichen Informationen vermeiden. Die einfache Bedienbarkeit ermöglicht den Befugten dennoch einen problemlosen Zugriff, sodass kein Patient auf eine korrekte Behandlung warten muss. Rechtsabteilungen und Kanzleien stützen sich ebenso auf Datenräume, da Informationen über Klienten demselben Sicherheitsstandard unterliegen. Auch innerhalb der Forschung kommen Datenraum-Programme zum Einsatz, da der Austausch von wissenschaftlichen Erkenntnissen via Email und ähnlichen Systemen in der Regel zu riskant ausfällt. Darüber hinaus wird der Schutz von geistigem Eigentum gesichert, sodass Wissenschaftler Produktneueinfrühengen effizienter planen können.